Administrar un e-commerce requiere un exhaustivo control de una gran cantidad de inputs y datos: gestionar el inventario, los pedidos, los costes… Por eso es importante contar con un software de gestión de recursos empresariales (en inglés Enterprise Resource Manager o ERP) que facilite todas estas tareas optimizando y automatizando distintos procesos de nuestra tienda online.
De esta forma, podremos obtener siempre la información en tiempo real y conseguir que cualquier modificación que hagamos se aplique a todos los sistemas necesarios dentro de nuestro negocio. Es decir, la ERP permite integrar y relacionar todas las bases de datos e información que manejamos, evitando duplicidades, errores, actualizaciones manuales, etc.
Pero, ¿en qué nos ayuda exáctamente? Pues bien, a la hora de emplear este sistema dentro de un e-commerce existen una serie de integraciones básicas con el ERP:
Integración de clientes. Habitualmente este módulo del ERP se denomina CRM (customer relationship management). El objetivo de esta integración es trabajar con un “dato único” del cliente para evitar duplicidades e información dispersa o desactualizada, de forma que todos los datos que poseemos estén sincronizados. Asimismo, si tu modelo es B2B deberá ser el ERP quien determine el dato de cliente, mientras que si tu modelo es B2C será al revés. De todos modos, según tus necesidades deberás decidir si replicar la información en ambos sistemas o no.
Integración de productos. Normalmente la información que visualizamos en una tienda online tiene su origen en diversas bases de datos. Además, suele variar cada cierto tiempo. Por tanto, esta integración debe ser de las más optimizadas y automatizadas dentro de tu e-commerce.
El tipo de integración más común para este input suele ser asíncrona y unidireccional para que los datos viajen cada cierto tiempo del ERP al e-commerce.
Integración de pedidos y facturas. Otro de los pilares indispensables de cualquier tienda online, ya que dentro de esta categoría entran integraciones tan relevantes como las pasarelas de pago o las finanzas y contabilidad de la empresa. Normalmente las integraciones serán unidireccionales, partiendo la información del e-commerce al ERP.
Integración de precios y ofertas. La mayoría de los e-commerce suelen variar sus precios y lanzar ofertas según la temporada, demanda, competencia, etc. Por tanto, lo más probable es que en tu tienda online esta integración sea de las más importantes.
En este caso puede partir de cualquier punto, ya sea desde el ERP o el e-commerce, pero normalmente el modelo B2B tenderá a establecer la lógica de precios desde el ERP y de forma síncrona, mientras que en B2C será desde el e-commerce y asíncrona.
Integración del stock. Una de las integraciones más relevantes para todo e-commerce, ya que sincronizar el stock en las dos plataformas -ERP y e-commerce- te permitirá tener siempre al día el estado de tu inventario. Asimismo, lo más recomendable es que la lógica de este dato parta del ERP y sea el e-commerce quien lo lea cada cierto tiempo.
Como vemos, el ERP y sus integraciones son una herramienta sumamente práctica -por no decir indispensable- para gestionar todos los aspectos de la tienda online que de forma manual, resultan prácticamente imposibles de abarcar cuando llegamos a un volumen de negocio razonable.